|
Bila anda mengatur pencatatan otomatis terhadap pembayaran atas 'Order Penjualan' ke suatu perkiraan tertentu (Customer Deposit / Deposit Pelanggan), yaitu dengan memberikan tickmark pada kolom 'I Track Deposits Collected from Customers', pada menu Setup > Linked Accounts > Sales Accounts. Maka setiap penerimaan pembayaran dari pelanggan untuk transaksi penjualan yang masih berstatus 'Order', akan secara otomatis dibukukan pada perkiraan tersebut, dan secara otomatis pula dikurangi dari perkiraan tersebut saat 'Order' terkait berubah statusnya menjadi 'Invoice'.  
Meskipun Deposit Pelanggan ini adalah transaksi yang berdiri sendiri (sebelumnya), transaksi ini akan terkait dengan Invoice yang dikonversi dari Order. Kaitan transaksi ini yang akan mencegah Invoice/Faktur dapat dihapus saat transaksi penjualan dibatalkan, dan hal ini juga akan menyebabkan transaksi deposit pelanggan inipun tidak dapat dihapus.
Jadi bila hal ini terjadi, apa yang harus kita lakukan untuk mencatat pembatalan penjualan, pembatalan pembayaran dan pengembalian uang muka.
Ada beberapa langkah yang harus anda lakukan dalam membatalkan Invoice / Faktur ini. Pada dasarnya, yang harus kita lakukan adalah membalik transaski Penjualan (Reverse) dan membukukan pengembalian (Refund) deposit yang diterima kepada pelanggan.
Langkah 1 - Mengatur Preferensi MYOB (Security Preferences)
Langkah ini dilakukan untuk mengaktifkan pilihan opsi pembalikan transaksi (Reverse), pilih menu Setup > Preferences dan klik tab Security.
Tandai kolom Transactions Can’t be Changed; They Must be Reversed [System-wide].
Langkah 2 - Melakukan transaksi pembalikan penjualan
Pilih dan buka transaksi penjualan dengan deposit pelanggan yang akan dihapus, dengan meng-klik Zoom Arrow di depannya (atau dengan double clicks) dari daftar penjualan anda (Sales Register).
Setelah form transaksi terbuka, pilih menu Edit > Reverse Sale, dan MYOB akan secara otomatis membuat transaksi pembalik (Reversal), dimana jumlah item dan nilai penjualan akan mempunyai nilai minus, berikan memo yang sesuai bila perlu, dan klik tombol 'Record Reversal' .
Langkah 3 - Menghapus transaksi penjualan
Lebih tepatnya adalah, mengkompensasikan transaksi pembalik penjualan (reversal) ke transaksi penjualan yang ingin dihapus.
Coba lihat transaksi yang kita dapatkan dari langkah - 2, melalui Sales > Sales Register > Returns & Credits, pilih transaksi di atas dan klik tombol 'Apply to Sale'.
Pada layar Settle Returns & Credits yang terbuka, pilih transaksi yang ingin dihapus dan masukkan nilai yang masih terhutang (Sales - Deposit) pada kolom Amount Applied pada baris transaksi tersebut, yaitu sebesar nilai yang tertera pada kolom Total Due. Masukkan nilai yang sama pada kotak Credit Amount, akhiri dengan menekan tombol Record.
Lihat transaksi penjualan di Sales Register (Sales > Sales Register > Open Invoices), transaksi penjualan sudah terhapus.
Langkah 4 - Mencatat pengembalian deposit pelanggan
Sekarang kita lihat kembali transaksi reversal pada Sales Register > Returns & Credits, perhatikan kolom Credit Amt, nilai yang tersisa adalah sebesar nilai deposit yang dibayar oleh pelanggan, dan nilai inilah yang akan anda kembalikan kepada pelanggan.
Untuk melakukan pencatatan transaksi pengembalian Deposit Pelanggan ini, pilih transaksi dan klik 'Pay Refund', pada layar Settle Returns & Credits yang muncul, tentukan perkiraan pembayar (Kas/Bank), dan berikan catatan pada Memo bila perlu, kemudian akhiri dengan menekan tombol Record.
 |
Subscribe to this comment's feed
, mantab deh.
