Pertanyaan (Suhendra) : 

Soal surat jalan 2007/08/25 18:33

Salam kenal, Perusahaan kami bergerak dibidang produksi dan pemasaran furnitur, dengan kantor pusat di jakarta dan 9 kantor distribusi di kota-kota besar di Indonesia.

Kami menggunakan MYOB sejak 2 tahun lalu, saat ini kami sedang melakukan pembenahan sistem kerja termasuk penyesuaian MYOB untuk mendukung sistem kerja yang baru.

Sesuai dengan sistem kerja kami, Invoice baru kami terbitkan setelah barang diterima, diperiksa dan disetujui oleh kantor distribusi atau toko, berdasar tanda terima barulah kami terbitkan Invoice, karena sering terjadi adanya barang kiriman yang ditolak karena cacat atau spesifikasi tidak sesuai atau hal-hal lainnya, dengan cara ini Invoce baru dibuat / dicetak antara 2 sampai 7 hari setelah, pengiriman barang. Masalah yang timbul selama ini adalah persediaan barang jadi menjadi tidak akurat, karena persediaan terpotong beberapa hari setelah persediaan secara fisik keluar dari persediaan.

Sesuai sistem kerja baru kami akan menempatkan 1 unit komputer (link ke data MYOB di server) untuk bagian pengiriman barang, yang akan menginput pengiriman barang ke MYOB, tapi kami tidak tahu apa yang harus dilakukan atau fitur apa yang harus digunakan, karena ternyata tidak ada fitur surat jalan.

Kondisi yang harus terjadi adalah setiap kali input dilakukan di bagian pengiriman barang dan diterbitkan surat jalan, persediaan HARUS terpotong, dan Piutang muncul sesuai dengan pencetakan Invoice beberapa hari kemudian, tidak pada saat pengiriman, ada usul?

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih.

Jawaban (Danur) :

Halo Pak Suhendra, apa yang ingin bapak terapkan hampir sama dengan yang digunakan di tempat kerja saya, yaitu dengan pencatatan pengiriman dan pemotongan stok pada waktu yang berbeda dengan pencatatan piutang dan penerbitan faktur penjualan, mudah-mudahan saya tidak salah tangkap tentang kebutuhan Bapak.

Salah satu cara (ini digunakan di kantor saya) adalah dengan, menggunakan modul 'penjualan / sales' yang sama dengan yang bapak gunakan untuk pencatatan penjualan, sebagai modul pencatatan 'surat jalan', jadi kedua fungsi menggunakan modul yang sama.

Perbedaannya hanya pada cara input dan format dokumen yang dicetak, form 'Invoice' ditempatkan di komputer bagian Invoicing dan form 'Surat Jalan' ditempatkan di komputer bagian Gudang Kirim/Ekspedisi.

SAAT PENGIRIMAN : Operator MYOB di bagian pengiriman membuat pencatatan pengiriman dengan menggunakan fungsi pencatatan penjualan (Sales > Enter Sales), gunakan mode 'invoice', masukkan data kirim sama seperti anda menginput data penjualan, tapi kosongkan ('0') kolom harga jual perunit, sehingga hanya jurnal transfer nilai persediaan ke HPP saja yang akan muncul / terjadi, transaksi penjualan belum tercatat. Sebisa mungkin gunakan kode khusus sebagai nomor Surat Jalan (mis. tambahkan kode 'D',di depan nomor) untuk membedakan dengan pengiriman barang yang telah diterbitkan fakturnya. Cetak dengan format Surat Jalan yang sudah disiapkan.

SAAT PENERBITAN FAKTUR : Buka pencatatan pengiriman barang yang telah dibuat, edit, masukkan nilai penjualan per unit, sehingga muncul total transaksi dan jurnal penjualan. Ubah nomor faktur, kalau sebelumnya anda gunakan kode khusus untuk Surat Jalan. Cetak Faktur Penjualan.

Pada saat penerbitan faktur, bapak tidak membuat transaksi penjualan baru, tapi hanya membuka dan mengedit transaksi yang telah bapak buat sebelumnya untuk pencatatan barang terkirim (pencetakan surat jalan) yang terkait dengan penjualan yang bapak akan cetak fakturnya.

Jadi bapak hanya menambahkan harga per unit di kolom unit price, sehingga akan muncul jurnal untuk piutang dan penjualan, tapi tidak ada pemotongan stok lagi.

Mudah-mudahan cukup jelas Pak Hendra.

Jawaban (Ali Mahmudi):

Pak Suhendra, 
Ada alternatif lain yang bisa digunakan. Saat bapak membuat penwaran ke customer gunakan modul : ENTER SALES - QUOTES (mode).

Aktifitas Quotes tidak mempengaruhi kuantitas barang dan tidak ada jurnalnya.

Saat pengiriman barang ke customer : Enter Sales - ORDER (mode). Atau mengambil data dari Quote sebelumnya dan diganti menjadi OORDER (mode).

Aktifitas Order ini tidak akan berdampak pada jurnal piutang dan HPP. Tetapi akan mempengaruhi Available stock yang ada di gudang. Secara stock belum terpotong, tetapi masuk sebagai barang yang statusnya committed.

Saat pembuatan faktur : ganti (Change to Invoice) Enter Sales yang statusnya Order tersebut ke Invoice (mode).
Transaksi ini akan mengurangi barang sesungguhnya dan akan mencatat piutang, penjualan serta HPP.

Cara diatas lebih aman, karena kita tidak perlu merubah (edit) invoice yang sudah dibuat sebelumnya. Karena kalau kita melakukan perubahan invoice, bisa jadi akan mempengaruhi harga pokok penjualan dan nilai barang yang ada di neraca. Apalagi kalau terjadinya penjualan (pengiriman dengan pembuatan faktur) pada beda bulan atau tahun, sehingga juga akan mempengaruhi harga pokok dan nilai persediaan yagn mungkin sudah di laporkan ke management.

Jawaban (Suhendra):

Terima kasih Pak Danur dan Pak Ali.  

@Pak Ali : mode 'Order' memang telah kami gunakan dari awal, yaitu untuk mencatat penerimaan pesanan melalui SP (surat pesanan), karena kami pikir memang itu fungsinya, yang kami butuhkan adalah pengendalian persediaan supaya 'Sales Admin', PPIC dan Bagian Pengiriman kami bisa bekerja dengan cepat dan dengan berpatokan kepada persediaan barang yang benar-benar tersedia di gudang barang jadi, mengingat jumlah Faktur Penjualan per hari yang berkisar 200-300 lembar, dengan rata-rata 1.500 set per hari.

@Pak Danur: sekarang cukup jelas Pak, terima kasih, kami akan coba, segera setelah stock opname akhir bulan ini, kalau ada masalah kami akan post di topik ini lagi.

Terima kasih

Jawaban (Soetan):

Sekedar informasi, Pak Hendra harus paham tentang apa yang terjadi pada saat anda membuka kembali invoice (yg digunakan sbg surat jalan) untuk menambahkan nilai transaksi saat penerbitan faktur penjualan. HPP yang sebelumnya telah muncul senilai nilai rata-rata persediaan saat kirim AKAN BERUBAH sesuai dengan nilai rata-rata persediaan saat penerbitan faktur.

Jadi bila Pak Hendra tetap ingin menggunakan cara yang diusulkan Pak Danur, Pak Hendra harus pertimbangkan hal di atas.

Jawaban (Suhendra):

Terima kasih untuk mengingatkan Pak Sutan  

Kami memang telah mempertimbangkan hal tersebut, untuk transaksi lintas-periode, kami akan lakukan adjustment terhadap nilai persediaan dan HPP.

Thanks.

Post ini diangkat menjadi artikel, karena dianggap perlu dibaca pengguna MIC lainnya.

Comments (0)

Subscribe to this comment's feed

---